Verfahrensdokumentation
Alles Wissenswerte zur Verfahrensdokumentation
Das Ziel der Verfahrensdokumentation ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Ihrer steuerlichen Prozesse. Jedes steuerpflichtige Unternehmen ist verpflichtet diese bei der Betriebsprüfug vorlegen zu können. Die Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen für die Verarbeitung von digitalen Dokumenten erfüllen.
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Wie lauten die gesetzlichen Anforderungen?
Die Verfahrensdokumentation sollte es einem sachverständigen Dritten – dem Steuerprüfer oder einem Wirtschaftsprüfer – in angemessener Zeit ermöglichen, Prozesse und Verfahren nachvollziehen und prüfen zu können. Dies wird in der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) seit 2015 gefordert.
Was muss eine Verfahrensdokumentation nach GoBD enthalten?
Die Verfahrensdokumentation betrifft alle Systeme, die für die Buchführung steuerrelevante Daten liefern. Jedes dieser Systeme muss vollständig und lückenlos dokumentiert sein. Das Dokument wird dementsprechend bei Änderungen und Ergänzungen versioniert und nachvollziehbar fortgeschrieben. Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind beispielsweise Dokumentation zur Belegablage, zur Rechnungslegung und zur Kassenführung inklusive geltender Arbeitsanweisungen.
Was passiert bei einer mangelhaften Verfahrensdokumentation?
Die Folgen einer fehlenden oder ungenügenden Verfahrensdokumentation wurden in dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 festgeschrieben und können vom Verwerfen der bisherigen Buchführung bis zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen. Die Verfahrensdokumentation ist ein Thema, welches in Prüfungen immer häufiger verlangt wird. Minimieren Sie die Risiken von Strafen, indem Sie rechtzeitig vor der Prüfung eine Verfahrensdokumentation erstellen.
Welchen Umfang hat eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation umfasst meist ein Hauptdokument, sowie mehrere Anlagen und Mitgeltende Unterlagen. Die Erstellung nimmt auch bei kleineren Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Wir stellen Ihnen daher gerne in einem persönlichen Gespräch die ausführlichen Anforderungen und Inhalte vor.
Die Vorteile unserer Verfahrensdokumentation
Wir legen großen Wert darauf Sie sicher durch die Betriebsprüfung zu bringen. Zusätzlich wollen wir Ihnen aber die Chance bieten, nicht einfach nur die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern gleichzeitig auch einen Vorteil daraus zu ziehen.
Nutzen Sie die Möglichkeit für Verbesserungen an Ihren IT-gestützten Geschäftsprozessen und steigern Sie deren Effizienz um Kosten und Zeit zu sparen. Durch die Dokumentation Ihrer Prozesse erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Abläufe und die Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen. Sie können zudem überprüfen ob Sie die gesetzlichen Anforderungen für eine digitale Buchführung erfüllen und können Belege in digitaler Form archivieren.
Wir haben im Folgenden die wichtigsten Vorteile unserer Beratung für Sie zusammengefasst:
- Sie sind rechtzeitig für die nächste Betriebsprüfung abgesichert
- Sie erfüllen die Voraussetzungen für digitale Buchführung und können Papierbelege vernichten
- Sie erhalten Transparenz über Ihre Kontrollsysteme und die Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen
- Ihnen werden Optimierungspotenziale an Ihren Geschäftsprozessen aufgezeigt
- Ihre Prozesse sind nachvollziehbar dokumentiert und Sie sichern das Fachwissen für die Zukunft
Profitieren Sie von unserer Expertise und genießen Sie diese Vorteile ohne großen Eigenaufwand. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie eine persönliche Beratung zur Verfahrensdokumentation benötigen.
Kostenlose Erstberatung
Wir begleiten Sie auf dem Weg zur papierlosen Buchführung
Unabhängig davon, welche Prüfung ins Haus steht: Machen Sie noch rechtzeitig Ihren Termin mit uns aus.
Unser neues Serviceportfolio:
- kostenlose Erstberatung
- Ersterstellung der Verfahrensdokumentation
- jährliche Überprüfungen
- jährliche Pflege bei Neuerungen
Denn wir versetzen uns in die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens hinein und denken deren Prozesse mit. Profitieren Sie von dem Wissen aus unserer täglichen Praxis als Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Überlassen Sie unseren Experten die Erstellung und Pflege Ihrer Verfahrensdokumentation und sichern Sie sich für die nächste Prüfung ab.
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